Obowiązki lidera zespołu. Czy naprawdę jesteś gotowy na ten awans?

Jesteś specjalistą i znasz swój obszar na wylot. Diagnozujesz problem szybciej niż większość osób w firmie zdąży go opisać, a doprowadzanie tematów do końca to Twój chleb powszedni. I właśnie dlatego coraz częściej pojawia się myśl: może to już moment, żeby zaproponować siebie w roli lidera?

Zanim odpowiesz „tak”, zobacz, jak naprawdę wyglądają obowiązki lidera zespołu – bo to zupełnie inna praca niż ta, którą wykonujesz dzisiaj. W tym wpisie rozkładam ją na czynniki pierwsze: od tego, jak rozegrać rozmowę o awansie w małej i dużej firmie, po pełną listę odpowiedzialności, która „spadnie” na Ciebie pierwszego dnia.

Moment, w którym specjalista zaczyna myśleć o awansie

Ten przebłysk zwykle przychodzi w konkretnej sytuacji. Kończysz trudny projekt, do którego nikt inny nie chciał podejść. Albo orientujesz się, że inni przychodzą z pytaniami do Ciebie, a nie do przełożonego. Albo firma rośnie i widzisz, że ktoś w końcu będzie musiał ogarnąć ten bałagan organizacyjny.

I wtedy pojawia się pytanie: czy nie powinienem zaproponować rozszerzenia swoich obowiązków albo od razu roli lidera zespołu?

To dobre pytanie. Tylko że odpowiedź zaczyna się nie od Ciebie, a od tego, jak zbudowana jest Twoja firma.

Jak zaproponować siebie jako kandydata do roli lidera? To zależy od struktury firmy

Mała firma i płaska struktura: zbuduj plan, nie tylko prośbę

Jeżeli pracujesz w małej firmie z płaską strukturą, czyli właściciel lub kierownik stoi bezpośrednio nad pracownikami, to prawdopodobnie nie masz gotowej ścieżki awansu. Ale możesz (musisz?) ją narysować sam.

Co warto przygotować:

1. Plan rozwoju struktury firmy, czyli jak mogłaby wyglądać organizacja za rok, dwa, trzy lata.
2. Zarys kompetencji i obowiązków dla poszczególnych stanowisk w tej nowej strukturze.
3. Prezentację dla zarządu, w której opisujesz swój pomysł na rozwój firmy i swoje miejsce w jego realizacji.

W prezentacji powinieneś umieścić konkrety: liczby, procenty, argumenty pokazujące, dlaczego ten kierunek ma sens biznesowy. Nie „przydałby się lider”, tylko „w ostatnim kwartale X zadań przekroczyło termin realizacji, bo nie ma osoby odpowiedzialnej za priorytetyzację”.

Nawet jeśli oznacza to stworzenie stanowiska, którego w firmie do tej pory nie było, uważam, że warto spróbować. Może z tego wyjść coś, czego się nie spodziewasz.

A jeśli zarząd uzna, że to nie jest odpowiedni moment? To wcale nie koniec. Często dostaniesz zielone światło, żeby wrócić z tematem za jakiś czas, a pomysł nie wyląduje w szufladzie z terminem realizacji „na wieczne nigdy”.

Duża firma: korzystaj ze ścieżki, która już istnieje

W dużej organizacji sytuacja często jest „prostsza”. Struktury już są, a wraz z nimi zwykle opisane stopnie kompetencyjne i wymagania na kolejne stanowiska.

Twoim zadaniem jest wtedy przede wszystkim:

• poznać dokładnie listę „to do” dla poziomu, na który chcesz awansować,
• zrozumieć, kto podejmuje decyzję o awansie i jakich dowodów potrzebuje,
• systematycznie zbierać te dowody, nie w dniu rozmowy rocznej, tylko przez cały rok.

Nie musisz zgadywać, czego się od Ciebie oczekuje. Masz sprawdzić, czego brakuje Ci do kolejnego poziomu i zacząć po prostu do tego dąży.

Co się zmienia, gdy zostajesz liderem?

Dobry specjalista nie staje się dobrym liderem automatycznie. Wiele osób myśli o roli lidera jak o „byciu lepszym specjalistą z dodatkowym tytułem”. Tak to nie działa.

Kiedy zostajesz liderem, zazwyczaj pozostajesz w obszarze swoich dotychczasowych obowiązków, a do tego zdejmujesz część odpowiedzialności ze swojego przełożonego – kierownika lub dyrektora, tę związaną ze wsparciem zespołu, za który od tej pory de facto odpowiadasz.

W praktyce wygląda to tak: nadal wykonujesz swoją dotychczasową pracę, a jednocześnie zaczynasz odpowiadać za rzeczy, których wcześniej nie musiałeś ogarniać. Zobacz, co dochodzi.

Obowiązki lidera zespołu: pełna lista

1. Organizacja i priorytetyzacja pracy zespołu

To Ty decydujesz, co robimy teraz, co może poczekać, a czego w tej chwili w ogóle nie ruszamy.

2. Odpowiedzialność za wyniki zespołu

Realizacja i pilnowanie celów, terminów, jakości prac i planów. Sprawdzanie postępów, monitoring zaległości oraz identyfikowanie przyczyn problemów, czyli odpowiedź na pytanie, dlaczego coś nie wyszło, a nie tylko stwierdzenie, że nie wyszło.

3. Zarządzanie ludźmi

Najtrudniejszy i najbardziej niedoceniany element zakresu obowiązków lidera zespołu:

• delegowanie zadań,
• zarządzanie konfliktami,
• motywowanie,
• egzekwowanie ustaleń,
• rozpoznawanie problemów, zanim urosną,
• rozmowy rozwojowe i informacja zwrotna,
• wsparcie członków zespołu w trudnych sytuacjach.

4. Rozwój kompetencji zespołu

Musisz wiedzieć, kto w czym jest dobry, a z czym jeszcze musi popracować oraz realnie pomagać w wypełnianiu luk kompetencyjnych. W tym obszarze mieści się też określanie braków i potrzeb zespołu, wdrażanie nowych pracowników, szkolenia, przygotowywanie ludzi do kolejnych poziomów odpowiedzialności oraz wydawanie rekomendacji.

5. Jakość pracy i standardy

Ustalanie standardów i ich egzekwowanie, kontrola jakości, analiza błędów, wdrażanie lub proponowanie działań korygujących, pilnowanie procedur, dbanie o bezpieczeństwo pracy i standaryzacja powtarzalnych procesów.

6. Rozwiązywanie bieżących problemów

Identyfikacja problemu, znalezienie przyczyny, propozycje rozwiązań i wdrażanie ich w zakresie swoich kompetencji. A gdy problem wykracza poza Twój standardowy zakres wiedzy lub uprawnień, zostaje eskalacja do przełożonego. To jest element tej roli, a nie porażka.

7. Komunikacja między zespołem a przełożonymi

W górę i w dół. Ale nie w trybie „głuchego telefonu”, tylko z filtrowaniem, kontekstem i odpowiedzialnością za to, co przekazujesz. Więcej o tym we wpisie: Lider w kanapce zarządczej. Jak rozmawiać z zespołem i z zarządem?

8. Atmosfera i kultura pracy

To w dużej mierze lider kształtuje codzienną kulturę zespołu, opartą na szacunku, współpracy, odpowiedzialności, komunikacji, rozwiązywaniu konfliktów i przestrzeganiu ustalonych zasad.

9. Optymalizacja pracy

Dobry lider zadaje sobie w kółko jedno pytanie: „Czy możemy zrobić to lepiej, szybciej, taniej, bezpieczniej?”. To pytanie warte osobnego wpisu i taki też się pojawi.

10. Sprzęt, zasoby i koszty

Tak, to też Twoja odpowiedzialność. Zwykle uświadamiana dopiero wtedy, gdy coś się zepsuje albo czegoś zabraknie.

To wszystko już potrafisz, rozumiesz i jest dla Ciebie jasne, prawda? PRAWDA?

8 obszarów odpowiedzialności lidera w pigułce

Jeśli chcesz zapamiętać jedną rzecz z tego wpisu, niech to będzie ta lista:

Lider odpowiada nie tylko za to, CO zespół robi, ale również za to, JAK zespół pracuje i DLACZEGO osiąga takie wyniki.

Odpowiedzialność bez uprawnień to pułapka

Jest jeden warunek, bez którego cała powyższa lista staje się źródłem frustracji zamiast rozwoju.

Zakres odpowiedzialności musi iść w parze z zakresem uprawnień.

Jeżeli firma mówi, że lider „odpowiada za wynik zespołu”, ale jednocześnie nie pozwala mu:

• delegować zadań,
• egzekwować standardów,
• realnie wpływać na ludzi,
• opiniować potrzeb zespołu,
• zgłaszać propozycji zmian procesowych,

to formalnie daje mu odpowiedzialność bez realnego wpływu. Ilekroć wracam do tego zdania, tym mocniej do mnie przemawia, bo widziałem, ilu dobrych specjalistów wypaliło się właśnie w takiej roli.

Dlatego rozmowa o awansie to nie tylko rozmowa o tym, za co będziesz odpowiadać. To przede wszystkim rozmowa o tym, co będziesz mógł zrobić.

Czy jesteś gotowy? Sprawdź sam

Zanim pójdziesz dalej, odpowiedz sobie szczerze na kilka pytań:

Czy po przeczytaniu tej listy nadal chcesz przyjąć odpowiedzialność, jaką niesie rola lidera? Czy potrafisz przekazać zadanie komuś, kto zrobi je wolniej i gorzej niż Ty, a także nie odebrać mu go w połowie? Czy potrafisz udzielić trudnej informacji zwrotnej osobie, z którą jadasz lunch? Czy umiesz powiedzieć przełożonemu „nie” w imieniu zespołu? Czy Twoje kompetencje miękkie stoją na poziomie, który pozwoli Ci to udźwignąć?

Przy którymś punkcie się zawahałeś? I dobrze! To znaczy, że podchodzisz do tematu poważnie.

Co dalej?

Jeśli widzisz u siebie braki kompetencyjne, przeczytaj wpis: Braki kompetencyjne lidera. Jak je nadrobić, zamiast udawać, że ich nie ma?

A jeśli nikt nie pytał Cię o zdanie? Awans dostałeś decyzją odgórną, a teraz czujesz, że jako lider radzisz sobie znacznie gorzej niż jako specjalista? Między innymi o tym przeczytasz we wpisie: Byłem świetnym specjalistą. Dlaczego stałem się przeciętnym liderem?

FAQ, czyli najczęstsze pytania o rolę lidera zespołu