Obowiązki lidera zespołu. Czy naprawdę jesteś gotowy na ten awans?

Jesteś specjalistą. Znasz swój obszar na wylot, diagnozujesz problem szybciej niż większość osób w firmie zdąży go opisać, a doprowadzanie tematów do końca to Twój chleb powszedni. I właśnie dlatego coraz częściej wraca do Ciebie ta myśl: może to już moment, żeby zaproponować siebie w roli lidera?

Zanim odpowiesz „tak”, zobacz, jak naprawdę wyglądają obowiązki lidera zespołu — bo to zupełnie inna praca niż ta, którą wykonujesz dzisiaj. W tym wpisie rozkładam ją na czynniki pierwsze: od tego, jak rozegrać rozmowę o awansie w małej i dużej firmie, po pełną listę odpowiedzialności, która spadnie na Ciebie pierwszego dnia.

Moment, w którym specjalista zaczyna myśleć o awansie

Ten przebłysk zwykle przychodzi w konkretnej sytuacji. Kończysz trudny projekt, do którego nikt inny nie chciał podejść. Albo orientujesz się, że młodsi koledzy przychodzą z pytaniami do Ciebie, a nie do przełożonego. Albo firma rośnie i widzisz, że ktoś w końcu będzie musiał ogarnąć ten bałagan organizacyjny.

I wtedy pojawia się pytanie: czy nie powinienem zaproponować rozszerzenia swoich obowiązków albo od razu roli lidera zespołu?

To dobre pytanie. Tylko że odpowiedź zaczyna się nie od Ciebie, a od tego, jak zbudowana jest Twoja firma.

Jak zaproponować sobie awans na lidera? To zależy od struktury firmy

Mała firma i płaska struktura: zbuduj plan, nie tylko prośbę

Jeżeli pracujesz w małej firmie z płaską strukturą, czyli właściciel lub kierownik stoi bezpośrednio nad pracownikami, nie masz gotowej ścieżki awansu. Musisz ją narysować sam.

Co warto przygotować:

1. Plan rozwoju struktury firmy, czyli jak mogłaby wyglądać organizacja za rok, dwa, trzy lata.
2. Zarys kompetencji i obowiązków dla poszczególnych stanowisk w tej nowej strukturze.
3. Prezentację dla zarządu, w której opisujesz swój pomysł na rozwój firmy i swoje miejsce w nim.

W prezentacji koniecznie umieść konkrety: liczby, procenty, argumenty pokazujące, dlaczego ten kierunek ma sens biznesowy. Nie „przydałby się lider”, tylko „w ostatnim kwartale X zadań przeterminowało się, bo nie ma osoby odpowiedzialnej za priorytetyzację”.

Nawet jeśli oznacza to stworzenie stanowiska, którego w firmie do tej pory nie było, uważam, że warto spróbować. Może z tego wyjść coś, czego się nie spodziewasz.

A jeśli zarząd uzna, że to nie jest odpowiedni moment? To wcale nie koniec. Często dostaniesz zielone światło, żeby wrócić z tematem za jakiś czas, i pomysł nie wyląduje w szufladzie z terminem realizacji „na wieczne nigdy”.

Duża firma: korzystaj ze ścieżki, która już istnieje

W dużej organizacji sytuacja jest prostsza. Struktury już są, a wraz z nimi zwykle opisane stopnie kompetencyjne i wymagania na kolejne stanowiska.

Twoim zadaniem jest wtedy przede wszystkim:

• poznać dokładnie listę „to do” dla poziomu, na który chcesz awansować,
• zrozumieć, kto podejmuje decyzję o awansie i jakich dowodów potrzebuje,
• systematycznie zbierać te dowody, nie w dniu rozmowy rocznej, tylko przez cały rok.

Droga jest wytyczona. Pytanie brzmi, czy nią idziesz, czy tylko o niej myślisz.

Co się zmienia, gdy zostajesz liderem

Tu jest najczęstsze nieporozumienie. Wiele osób myśli o roli lidera jak o „byciu lepszym specjalistą z dodatkowym tytułem”. Tak to nie działa.

Kiedy zostajesz liderem, zazwyczaj pozostajesz w obszarze swoich dotychczasowych obowiązków, a do tego zdejmujesz część odpowiedzialności z kierownika lub dyrektora, tę związaną ze wsparciem zespołu, za który od tej pory de facto odpowiadasz.

Czyli: stara praca zostaje, a dochodzi druga, zupełnie nowa. Zobacz, z czego się składa.

Obowiązki lidera zespołu: pełna lista

1. Organizacja i priorytetyzacja pracy zespołu

Zarządzanie pracą zespołu i decydowanie, co jest ważne teraz, a co może poczekać. To Ty odpowiadasz za to, żeby ludzie nie robili trzech rzeczy naraz i żadnej do końca.

2. Odpowiedzialność za wyniki zespołu

Realizacja celów, terminów, jakości prac i planów. Do tego monitorowanie postępów i zaległości oraz identyfikowanie przyczyn odchyleń, czyli odpowiedź na pytanie, dlaczego coś nie wyszło, a nie tylko stwierdzenie, że nie wyszło.

3. Zarządzanie ludźmi

Najtrudniejszy i najbardziej niedoceniany element zakresu obowiązków lidera zespołu:

• delegowanie zadań,
• zarządzanie konfliktami,
• motywowanie,
• egzekwowanie ustaleń,
• rozpoznawanie problemów, zanim urosną,
• rozmowy rozwojowe i informacja zwrotna,
• wsparcie członków zespołu w trudnych sytuacjach.

4. Rozwój kompetencji zespołu

Musisz wiedzieć, kto w czym jest dobry, a z czym jeszcze musi popracować, i realnie pomagać w wypełnianiu luk kompetencyjnych. W tym obszarze mieści się też określanie braków i potrzeb zespołu, wdrażanie nowych pracowników, szkolenia, przygotowywanie ludzi do kolejnych poziomów odpowiedzialności oraz wydawanie rekomendacji.

5. Jakość pracy i standardy

Ustalanie standardów i ich egzekwowanie, kontrola jakości, analiza błędów, wdrażanie lub proponowanie działań korygujących, pilnowanie procedur, dbanie o bezpieczeństwo pracy i standaryzacja powtarzalnych procesów.

6. Rozwiązywanie bieżących problemów

Identyfikacja problemu, znalezienie przyczyny, propozycje rozwiązań i wdrażanie ich w zakresie swoich kompetencji. A gdy problem wykracza poza Twój standardowy zakres wiedzy lub uprawnień, zostaje eskalacja do przełożonego. To nie porażka, tylko element roli.

7. Komunikacja między zespołem a przełożonymi

W górę i w dół. Ale nie w trybie „głuchego telefonu”, tylko z filtrowaniem, kontekstem i odpowiedzialnością za to, co przekazujesz. Rozwinę ten temat w osobnym wpisie.

8. Atmosfera i kultura pracy

To w dużej mierze lider kształtuje codzienną kulturę zespołu, opartą na szacunku, współpracy, odpowiedzialności, komunikacji, rozwiązywaniu konfliktów i przestrzeganiu ustalonych zasad.

9. Optymalizacja pracy

Dobry lider zadaje sobie w kółko jedno pytanie: „Czy możemy zrobić to lepiej, szybciej, taniej, bezpieczniej?”. To pytanie warte osobnego wpisu i taki się pojawi.

10. Sprzęt, zasoby i koszty

Tak, to też Twoja odpowiedzialność. Zwykle uświadamiana dopiero wtedy, gdy coś się zepsuje albo zabraknie.

To wszystko już potrafisz, rozumiesz i jest dla Ciebie jasne, prawda? PRAWDA?

8 obszarów odpowiedzialności lidera w pigułce

Jeśli chcesz zapamiętać jedną rzecz z tego wpisu, niech to będzie ta lista:

Lider odpowiada nie tylko za to, CO zespół robi, ale również za to, JAK zespół pracuje i DLACZEGO osiąga takie wyniki.

Odpowiedzialność bez uprawnień to pułapka

Jest jeden warunek, bez którego cała powyższa lista staje się źródłem frustracji zamiast rozwoju.

Zakres odpowiedzialności musi iść w parze z zakresem uprawnień.

Jeżeli firma mówi, że lider „odpowiada za wynik zespołu”, ale jednocześnie nie pozwala mu:

• delegować zadań,
• egzekwować standardów,
• realnie wpływać na ludzi,
• opiniować potrzeb zespołu,
• zgłaszać propozycji zmian procesowych,

to formalnie daje mu odpowiedzialność bez realnego wpływu. Ilekroć wracam do tego zdania, tym mocniej do mnie przemawia, bo widziałem, ilu dobrych specjalistów wypaliło się właśnie w takiej roli.

Dlatego rozmowa o awansie to nie tylko rozmowa o tym, za co będziesz odpowiadać. To przede wszystkim rozmowa o tym, co będziesz mógł zrobić.

Czy jesteś gotowy? Sprawdź sam

Zanim pójdziesz dalej, odpowiedz sobie szczerze na kilka pytań:

Czy po przeczytaniu tej listy nadal chcesz przyjąć odpowiedzialność, jaką niesie rola lidera? Czy potrafisz przekazać zadanie komuś, kto zrobi je wolniej i gorzej niż Ty, i nie odebrać mu go w połowie? Czy potrafisz udzielić trudnej informacji zwrotnej osobie, z którą jadasz lunch? Czy umiesz powiedzieć przełożonemu „nie” w imieniu zespołu? Czy Twoje kompetencje miękkie stoją na poziomie, który pozwoli Ci to udźwignąć?